Voice Agent für Kommunen und Behörden
Ihr Voice Agent beantwortet Bürgeranfragen, bucht Termine im Bürgerbüro und nimmt Mängelmeldungen auf. Auch außerhalb der Sprechzeiten erreichbar.
Telefonassistenz in der Verwaltung
Wann hat das Bürgerbüro geöffnet, welche Unterlagen brauche ich für den Personalausweis, wer ist zuständig? Solche Fragen binden in Kommunen und Behörden viel Zeit, und außerhalb der Sprechzeiten erreichen Bürger niemanden.
Ein KI-Telefonassistent beantwortet diese Fragen sofort, bucht Termine im Bürgerbüro und bestätigt sie per SMS. Mängelmeldungen wie defekte Straßenlaternen nimmt er mit Ortsangabe auf und gibt sie an den Bauhof weiter, alle anderen Anliegen gehen an das zuständige Amt.
Anrufer„Guten Tag, ich brauche einen neuen Personalausweis und dafür einen Termin.“
Voice Agent„Gern. Ist Ihr alter Ausweis abgelaufen, oder ist er verloren gegangen?“
Anrufer„Er läuft nächsten Monat ab.“
Voice Agent„Dann buche ich Ihnen Mittwoch um 10 Uhr im Bürgerbüro. Bringen Sie bitte den alten Ausweis mit, was Sie sonst brauchen, schicke ich Ihnen per SMS.“
Termin gebucht. Unterlagen per SMS.
„Welche Unterlagen brauche ich? Heute schon zum zwanzigsten Mal.“
Der Voice Agent beantwortet Fragen zu Unterlagen, Öffnungszeiten und Zuständigkeiten sofort.
„Die Leitung ist besetzt, und im Bürgerbüro warten die Nächsten.“
Termine bucht er telefonisch und bestätigt sie per SMS. Ihr Team bleibt bei den Bürgern vor Ort.
„Eine defekte Straßenlaterne wird gemeldet, und niemand weiß, wo genau.“
Mängel nimmt er mit Ortsangabe auf und gibt sie direkt an den Bauhof weiter.
Full Service
Die meisten Anbieter liefern Software und lassen Sie damit allein. Quantum Voice begleitet durchgehend: Beratung, Strategie, Aufbau, Integration, Betrieb. Ein Vertrag, ein Ansprechpartner.
Sie nutzen das Ergebnis. Wir tragen die Komplexität.
Robert Steko und Noah KarrerIhre Ansprechpartner von Anfang an Ihr Weg zum Voice Agent
Rufen Sie einfach an und sagen Sie, dass Sie von einer Kommune kommen. Der Voice Agent versetzt sich hinein und führt das Gespräch mit Ihnen.
+49 7422 247985371Lieber persönlich? Beratungsgespräch vereinbaren
Dashboard
Alle Anrufe Ihrer Verwaltung mit Ergebnis: Termine, Auskünfte und Meldungen. Den Betrieb übernehmen wir rund um die Uhr. Überwacht, aktualisiert und laufend optimiert.
Reinhören. Ticket öffnen. Mehr ist es nicht. Jedes Ticket macht Ihren Voice Agent besser, und er schließt immer mehr Gespräche selbst ab.
Anrufer„Hat das Bürgerbüro donnerstags länger geöffnet?“
Voice Agent„Ja, donnerstags bis 18 Uhr.“
Ab Dezember ist donnerstags nur noch bis 16 Uhr geöffnet, dafür samstags von 9 bis 12 Uhr.
Ein paar Sätze oder ein Dokument reichen. Sie müssen nichts selbst pflegen und nichts konfigurieren.
Wissensbasis und Abläufe: Wir ändern es, testen es und schalten es live. Sie bekommen Bescheid, wenn es erledigt ist.
Name, Stimme, Begrüßung, Sprache, Wissensbasis, Termine, Workflows, Dashboard. Wir setzen jedes Detail auf Ihr Unternehmen auf und betreiben es dauerhaft.
Ihr Voice Agent prüft freie Slots in Ihrem Kalender-System und bucht ohne Rückfragen. Die Bestätigung geht automatisch raus.
PostfachSuchenNeues Rückrufticket: Frage zum Wohngeld
ZusammenfassungHat den Antrag auf Wohngeld vor sechs Wochen gestellt und fragt nach dem Stand. Bittet um Rückruf bis morgen Mittag.
Kontakt und Zusammenfassung kommen als E-Mail in Ihr Postfach, geroutet an Ihre Sammelstelle oder direkt an die zuständige Person.
„Stadt Musterstadt, Bürgertelefon, guten Tag. Wie kann ich Ihnen helfen?“
Wir gehen die Stimmen gemeinsam durch, machen Vorschläge und klonen auf Wunsch die Stimme aus Ihrem Team. Ihr Voice Agent heißt, wie Sie ihn nennen, und meldet sich mit Ihrem Firmennamen.
Ihr Voice Agent spricht alles, was Ihr Markt braucht. Mischsprachen eingeschlossen.
250+Dokumente in einer Wissensbasis
Hunderte Seiten, kuratiert und versioniert. Jeden Monat lernt Ihr Voice Agent dazu und schließt mehr Anrufe selbst ab.
Nach einer Auskunft schickt Ihr Voice Agent auf Wunsch eine SMS mit dem passenden Link.
Stellen Sie Fragen in eigenen Worten. Die KI-Analyse greift direkt auf Ihre Gesprächs-Datenbank zu und antwortet mit Zahlen.
Klare Sprachanweisungen. Anrufer kommen zur gewünschten Seite.
Voice Agent und Chatbot ergänzen sich in der Wissensbasis, sodass Anrufer und Website-Besucher dieselben Antworten bekommen. Farben, Logo, Avatar oder Orb passen wir an Ihr Corporate Design an, auf Wunsch auch mit Spracheingabe.
Vom eingehenden Anruf bis zur Auskunft, zum Rückruf oder zur Weiterleitung. Alles automatisiert, in Ihren Systemen.
Frage zur Ummeldung
Ihr Voice Agent beantwortet das Anliegen direkt aus der Wissensbasis. Auf Wunsch kommt der passende Link per SMS hinterher.
„Was brauche ich, um mich nach dem Umzug umzumelden?“
„Ihren Ausweis und die Wohnungsgeberbestätigung vom Vermieter. Das Formular schicke ich Ihnen per SMS.“
Formular per SMS gesendet. Fall abgeschlossen.
Defekte Straßenlaterne
Wo es Sinn macht, ergänzen Rückruftickets die Wissensbasis. Der Voice Agent fragt die Details ab, Ihr Team ruft vorbereitet zurück.
Rückrufticket
Laterne vor dem Ahornweg 12 ist seit drei Tagen aus, der Gehweg ist abends dunkel. Bittet um Rückmeldung nach der Reparatur.
Frage zum Bauantrag
Meist an Ihre Sammelstelle, auf Wunsch bis zur einzelnen Person. Der Kontext geht gleich mit, niemand muss sich wiederholen.
Verbunden. Aktenzeichen, Adresse und Anliegen sind übergeben.
Eingehende Anrufe
Bürgeranliegen sofort beantworten, Termine buchen und Anfragen an die zuständige Fachabteilung leiten.
Der Voice Agent beantwortet häufige Fragen sofort: Öffnungszeiten, zuständige Ämter, benötigte Unterlagen für Anträge und Gebührenauskunft, ohne Wartezeit am Telefon.
Bürger vereinbaren telefonisch Termine für Personalausweis, Reisepass, Ummeldung oder KFZ-Zulassung. Der Voice Agent prüft die Verfügbarkeit und bestätigt per SMS.
Wann kommt die Biotonne, wie melde ich Sperrmüll an? Der Voice Agent nennt die Abfuhrtermine und schickt den Link zur Anmeldung per SMS.
Bürger benötigen ein Antragsformular? Der Voice Agent erkennt das Anliegen und versendet den passenden Download-Link per SMS oder E-Mail.
Defekte Straßenlaternen, Schlaglöcher oder illegale Müllablagerungen: Der Voice Agent nimmt Meldungen strukturiert auf, inklusive Ortsangabe, und leitet sie an den Bauhof weiter.
Bürger erreichen Ihre Verwaltung auch abends und am Wochenende. Der Voice Agent nimmt Anliegen auf und reduziert den Anrufstau zu Stoßzeiten.
Ausgehende Anrufe
Proaktive Bürgerkommunikation für weniger No-Shows, schnellere Bescheide und bessere Erreichbarkeit.
Automatische Erinnerungsanrufe vor Bürgerbüro-Terminen. Das reduziert No-Shows deutlich und optimiert die Auslastung.
Bürger werden proaktiv über den Status ihrer Anträge informiert, ob Baugenehmigung, Wohngeld oder KFZ-Zulassung.
Geplante Rückrufe werden automatisch ausgeführt. Der Voice Agent informiert über Bearbeitungsstände und beantwortet Folgefragen.
Automatisierte Zufriedenheitsbefragungen nach Behördenkontakt. Der Voice Agent erfasst das Feedback strukturiert für Ihre Qualitätssicherung.
Proaktive Information über kommunale Veranstaltungen, Straßensperrungen, Bauarbeiten oder geänderte Öffnungszeiten.
Automatisierte Anrufe zu Wahltermin, Wahllokal und Briefwahlantrag. Der Voice Agent versendet Antragsformulare direkt per SMS.
Kommunale Fachverfahren
Ihre Fachverfahren und Ihr Terminsystem bleiben. Jede kompatible Schnittstelle können wir integrieren, damit Termine und Bürgeranliegen im richtigen Amt ankommen. Was bei Ihnen möglich ist, klären wir im Gespräch.
In der Branche verbreitete Systeme, das ist nur eine Auswahl und keine Aussage über Partnerschaften. Logos und Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber.
Wissensbasis, Gesprächsabläufe und Übergaben richten wir auf die Anliegen Ihrer Anrufer aus.
Alle Gesprächsdaten werden DSGVO-konform verarbeitet.
Der Voice Agent wird AI-Act-konform betrieben.
Lernen Sie uns in einem kurzen Gespräch kennen. Ein Vertrag, ein Ansprechpartner.
Robert Steko
Geschäftsführer
Mit seiner langjährigen Erfahrung als Firmenkundenberater und im Private Banking versteht Robert die Bedürfnisse von Unternehmen und übernimmt den vertrieblichen Part.
Noah Karrer
Geschäftsführer
Als studierter Mathematiker bringt Noah langjährige Erfahrung im Cloud- und KI-Bereich mit und ist der technische Kopf hinter unseren Voice Agents.
Ein KI-Telefonassistent ist ein Voice Agent, der Anrufe Ihrer Verwaltung in natürlicher Sprache annimmt. Er beantwortet Bürgeranfragen, vereinbart Termine im Bürgerbüro und leitet komplexe Anliegen an die zuständige Fachabteilung weiter.
In der Regel ja. Jede kompatible Schnittstelle können wir integrieren, etwa zu kommunalen Fachverfahren wie VOIS, PROSOZ, OK.EWO oder regisafe. Was bei Ihnen möglich ist, klären wir im Gespräch.
Ja. Der Voice Agent arbeitet DSGVO-konform, und wir stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO bereit.
Ja. Der Voice Agent ergänzt Ihre digitalen Bürgerservices um einen telefonischen Kanal und berücksichtigt die Anforderungen des OZG an einen barrierearmen, medienbruchfreien Zugang.
Ein typisches Pilotprojekt dauert 5 bis 9 Wochen: Discovery (1 bis 2 Wochen), Konfiguration (1 bis 2 Wochen), Testbetrieb (2 bis 4 Wochen) und Evaluation (1 Woche).
Die Kosten richten sich nach Anrufvolumen und gewünschten Modulen. Nach einem kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie ein individuelles Angebot.
Je nach Use Case schließt der Voice Agent bei unseren Kunden aktuell 35 bis 60 Prozent der Anrufe selbst ab. Auch bei den übrigen Anrufen sparen Sie Zeit: Bei einer Weiterleitung landet der Anrufer direkt in der richtigen Abteilung und muss sein Anliegen nicht doppelt erklären. Bei einem Rückrufticket muss kein Mitarbeiter mehr die Mail schreiben. Und mit CRM-Anbindung hat der Voice Agent die Daten direkt zur Hand oder pflegt sie selbst ein.
Wer einen Voice Agent selbst betreibt, bindet eigene Mitarbeiter, die ihn betreuen und laufend verbessern müssen. Das verursacht in der Regel höhere interne Personalkosten, als uns damit zu beauftragen.
Ja. Neben dem Voice Agent bieten wir auch Chatbots an. Beide ergänzen sich in der Wissensbasis, sodass Anrufer und Website-Besucher dieselben Antworten bekommen.
Ja. Wir passen den Chatbot an Ihr Corporate Design an und übernehmen Ihre Farben. Ob Sie ein Logo, einen Avatar oder nur einen Orb wie hier bei uns möchten, entscheiden Sie.
Ja, da sind wir flexibel. Wer nicht tippen möchte, spricht einfach hinein und der Text wird transkribiert. Auf Wunsch lässt sich über den Chatbot auch direkt der Voice Agent ansteuern.
Ja. Nach dem AI Act muss sich die KI als KI zu erkennen geben, und das setzen wir in Ihrem Voice Agent um.
